航天三院物资部承担着中国航天三院研制和批生产产品的物资采购、供应职能，承担各种原材料、元器件及型号产品配套的仓储、运输和军贸任务的齐套交付等任务。目前，物资部的业务主要是按本院所属各个厂所采购需求（含标准件、原材料、专用件、外协件、元器件）组织采购，并按厂所要求配送，然后进行结算。也就是说，物资部既有采购，又有内部销售业务。因此，三院物资部既不同于一般企业的采购部门也不同于社会上的物流中心。
对于一个军工企业的物资供应部门，对到货物品的质量检验极为重要，对于厂所要求物资部组织质量复验、筛选的物资需要送到检测中心、筛选中心进行复验、筛选，并支付一定的费用。所有物资严格按批次管理。
为了满足生产批量迅速增长的需要和进一步推进集团物资管理“五统一”，需要大力加强物资供应管理。在前期管理中，虽然用了一个软件来管理采购和发货，但不是一个基于网络的覆盖各项业务的集成系统，因此存在以下各种问题：
- 采购计划来源是厂/所的“电子邮件、传真、电话”，需要用手工将传来的采购需求转换到物资管理软件系统中，非常费劲。
- 数据不规范，采购原材料、元器件的名称、规格和采购文件的表述均不标准。而且，型号预研、研制的更改设计、工艺改变必然会导致物资编号的改变。由于物资编号不唯一，难以合并采购需求及难以与现有库存平衡。
- 信息不共享。计划部门、业务员重复录输入“采购文件编号、完成时间、产品名称、型号规格、单位、数量、质量等级、技术规范标准……”等，输入既费力费事，又容易出错。
- 财务与物流信息不集成，财务部门对借款、应收、应付缺乏有效的监督。
- 难以全面跟踪厂所采购需求的执行情况。
解决方案：
建立一个基于网络的集团物资采购供应平台。总体结构如下图。
在院物资部建立一个局域网，支持物资部各个处的业务集成处理；各个厂所通过三院内部网络联到三院304所开发的采购申报平台提交采购申请，然后与304所编码中心集成，采购申请单进行物料编码匹配后，进入三院物资部管理系统。
院物资部管理系统通过三院内联网与筛选中心管理系统集成。
整个三院物资采购供应业务流程如下图所示。
该系统有以下特点：
- 优化业务流程
在网络和集成数据库的支撑下实现数字化管理，理顺院物资部进、销、存、财各项业务。一项业务数据输入，全局共享，直到财务结算。
以厂所采购编号为索引跟踪业务全过程，跟踪从采购申请、发运直到收款的整个全过程；增加数据库函数，列出所有状态，相关人员可以随时查询采购编号任务执行状态。
- 采购申报网络平台
各个厂所通过采购申报平台提交采购计划。在物资部MRPII系统中可以直接切入该采购申报平台。由物资部计划调度员在MRII系统中接收各厂所的采购申请。系统增加导入功能，从excel导入采购申请，并能根据名称、规格型号、牌号、技术条件、质量等级进行自动匹配物料码；根据供应商简称匹配供应商码、需求单位码等。以此代替了以往通过邮件系统申报采购计划，手工录入的过程。
- 统一编码管理
为了组织批量采购和做好物资平衡，三院统一编码十分重要。虽然院部在不断编辑、发布物料输入特征的规范，但是各个厂所输入仍有不规范的情况。因此，系统与院编码中心集成，进行编码修正，实现了全院物料编码的数据同步。
- 与筛选中心集成，严格采购质量把关
保证产品质量，首先要从采购环节做起。一般物料由物资部做外观检验，但需要做严格筛选的物料需要送院筛选中心进行筛选。物资部管理系统与筛选中心系统集成，筛选中心可以直接从物资部MRPII系统接收筛选计划，提高了工作效率。
- 跟踪物流的财务结算
系统中实现物流、资金流的无缝联接。按照厂所采购编号进行存货核算；实现为厂所配送发放、销售应收、销售结算的环环相扣的管理。
- 充分考虑军工企业结算的特点
三院物资部采购既有为军品、也有为民品的物资。根据国务院有关规定：所购、销的商品如用于军方，则不需进行进、销项税金的计提与核算；必须做到销售价格＝采购价格；单独核算相应发生的采购费用。与民品采购结算不同。
实施成果
- 建立了规范合理的物料编码方案，对所有的物料、材料进行编码，便于三院物流的管理，目前库存的准确性达到95%以上。最大程度的减少了物料采购错误及配送出库发生问题的现象。
- 物资部的管理水平有了提高。建立优化、规范的业务流程，并固化到并捷EMIS软件系统流程中，严格按流程执行。业务部门与财务部门之间联系更加紧密，彻底甩掉了以EXCEL文件互相传递、保存信息的传统方式。大大提高了工作的效率，减少了各部门之间的互相推诿，保证了物资的及时配送。
- 应收、应付业务管理准确、高效，所有应收、应付业务的处理可以在二三天内处理完，加快了内部资金周转的速度。
- 业务人员通过软件查询到准确的库存信息，可以进行快速的采购和调拨，保证了物资的及时配送和减少库存占用量。
